attenzione: queste regole sono riferite a chi (utente windows) produce contenuti per internet (grafica, video, audio, testo, software) e quindi si ritrova miriadi di piccoli files in strutture che devono essere gerarchiche. inoltre, per grandi quantità di dati si intende 1+terabytes, anche se l'idea è applicabile a scala più ridotta, in vista del prosieguo della vostra esistenza digitale.

ed ecco a voi i sette metodi d'oro (ehm...) per gestire enormi quantità di dati nell'epoca in cui si scarica veramente di tutto!
se siete qui, disordinati cronici, avete intuito che è il caso di seguire qualche regola nell'organizzare i vostri dati.
anche perchè, come è successo a me, nel caso in cui vadano perduti c'è ben poco da esser contenti. cerchiamo quindi di rendere indolore un futuro ripristino (i facimm'e'ccuorn).

ps: se scaricate solo .mp3, metteteveli nell'i-pod o nello zen che fate prima.
e leggete un altro articolo a piacere. tipo questo.

regola base: più hard disk

comprate più hard disk.
non vi sto parlando di raid (a meno che non abbiate un raid5 o facciate supercalcolo, risparmiatevi i soldi), vi sto parlando di dividere i vostri dati su più superfici diverse.

su un hard disk mettete i dati su cui state lavorando, sull'altro le risorse che utilizzate per il vostro lavoro, sul terzo le altre storie di piacere.

e tenete a mente che spostare dati tra due partizioni dello stesso hard disk è un processo lento: spostarli tra due hard disk diversi è molto più veloce.

regola uno: dividere in zone d'interesse con area di parcheggio

lo so: sembra ovvio, ma non si sa mai...
ho visto gente con 280 giga nella cartella documenti, che si lamentava perchè aprendola si bloccava explorer.exe, e che poteva navigarla solo con l'esplora risorse di winrar (perchè? perchè non estrae alcun dato dai files, ma si limita a visualizzarne nome e tipo. quindi non sta lì a cercare di darvi una qualche inutile anteprima...).

dividete i files scaricati in macroaree, in cui infilare le selezioni e (sempre!) una cartella in cui parcheggiare i files nuovi prima della catalogazione definitiva. come esempio posso portare la mia suddivisione:

- biblioteca:
contiene libri .pdf e dejavu, a loro volta divisi in aree tematiche (elettronica, mems e scienza dei materiali, algebra, interior design, tipografia, programmazione, webdesign e marketing, manuali di software, linux, arte, scacchi, dungeons and dragons, fotografia, origami, scienze varie, romanzi e saggi, articoli e seminarii).
eliminate subito i doppioni (vi basta ordinarli per dimensione: quelli con dimensione uguale...) e scegliete la versione migliore del libro che siete riusciti a scaricare (che non sempre è la più pesante! perchè qualora non sia chiaro, questo articolo sottende una sottile linea di pensiero: conserviamo e collezioniamo files che non abbiamo nemmeno mai aperto. e che non apriremo mai.).
non dimenticate di fare una selezione delle cose più urgenti in una cartella del tipo "robe da leggere" (le nuove letture sono sempre illuminanti: così sapete subito dove andare quelle volte in cui accendete il computer e non sapete cosa fare di preciso, oppure quando non avete voglia di far nulla).

- fonts:
scegliete font nuovi solo a patto di toglierne qualcuno vecchio.
tenete il numero di fonts basso e stampatevi un fontbook. un limite gestibile nella vostra testa e con un fontbook è tra 1.500 e 2.000 tipi di carattere. comunque non installatene più di 1.500 sul vostro computer.
consiglio mio: meglio prediligere .otf di famiglie estese con legature, invece di una collezione di dingbats pesantissimi.

- audio:
dividete tutto in cartelle per nome artista, poi anno del disco - nome del disco, e dentro gli .mp3. in questo modo si ordina tutto anche per data.
personalmente, non mi fido dei vari jukebox o i-tunes: sono noiosi da compilare. meglio le (e anche per questo ho uno zen) cartelle!
è inevitabile in definitiva una cartella "musica sparsa e variegata - non classificata o non classificabile". ma abbiate il coraggio ogni tanto di andarvi a risentire i dischi che avete ascoltato poco: se scoprite che non vale la pena averli ancora nell'hard disk cancellateli senza pietà.

- video:
i film è il caso di non tenerli nella root di un hard disk, altrimenti si apre domani.
nel mio caso spesso vanno a farsi (ehm...) un giro appena li ho visti: mettete su un dvd solo quel a cui siete veramente affezionati.

- vjing:
inserite animazioni flash, video .flv e .mov divisi.
dividete già tutto il materiale in banchi da trenta filmati a tema, vi tornerà utile la sera che sarete live.
e fatevi una cartella con i modificatori live (se non sapete cosa sono, saltate senza remore al prossimo punto!). se poi usate max / msp / jitter... una regola ancora non ce l'ho per come organizzare le patch! aiuto! :)

- archivio lavori finiti:
dividete in cartelle i vostri capolavori, e scordateveli allegramente su un hard disk sicuro che usate poco.
vabbè: ogni tanto riaccendetelo per darci un'occhiata però!

- immagini varie:
quelle cose che salvate perchè vi ispirano.
dividetele in temi, campi di ricerca, colori. qui le cose si fanno davvero difficili.
comunque mai mettere tutto nella stessa cartella: provate voi ad avere un file thumb.db con dentro l'anteprima di 30+ gigabytes (prometto che non lo faccio più) di immagini.

- immagini stock / vettori stock:
meglio tenerli separati.
ai vettori stock .ai / .eps è necessario affiancare l'anteprima.jpg: salvatela con lo stesso nome del vettore ed ordinate la cartella per nome.

- templates:
salvate solamente i templates su cui volete mettere mano.
avere mezzo catalogo di template monster sul computer serve davvero a poco.
quando li guardate, non fidatevi della grafica e dei colori così come vengono, out-of-the-box. pensate piuttosto se vi piace il layout, come sono disposte le cose tra di loro, se sono chiare. ci vuole un attimo a cambiarne l'aspetto.

- non dimenticate:
directories d'appoggio tipo "roba appena scaricata" tornano sempre utili, in caso vogliate velocemente liberare spazio sul vostro hard disk principale.

regola due: cartelle di swap mensili

sull'hard disk dei vostri lavori, copiate periodicamente il vostro intero desktop diviso per mesi, creando cartelle del tipo 200802swap_febbraio. potrete dimenticare la collocazione delle miriadi di file che create, ma difficilmente dimenticherete che mese era quando ci stavate lavorando.

quando finite un progetto, andate a raccimolare nei vari mesi tutti i files inerenti, ed archiviateli tra i lavori finiti. magari in un bel .rar.

regola tre: archivi compressi scaricati

nel caso di template di siti internet, o di codice software, in cui la gerarchia delle cartelle va mantenuta: scompattate il tutto (se i files sono pochi potete aprirli direttamente dall'archivio compresso, ma quando la quantità di files contenuti nell'archivio aumenta il processo diventa lentissimo), mantenete uno screenshot del template dandogli lo stesso nome dell'archivio, e cancellate immediatamente le cartelle estratte.
se la roba non vi convince anche per un capello, cestinate tutto.
è molto utile mantenere l'archivio perchè in caso di perdita di dati (master file table corrotta ad esempio, che fa perdere tutta la gerarchia delle cartelle) sarà più facile recuperarlo.
e comunque resta più maneggevole nell'archiviazione e spostamento (salvare o spostare cartelle con un gran numero di file piccole è un processo lento; spostare un file singolo grande è più veloce).

in caso di archivi contenenti altri tipi di files, come i fonts, scompattate gli archivi, scremate il contenuto, spostate le robe buone nella cartella apposita, cancellate la fuffa ed i file .rar / .zip stessi.

regola quattro: tagliare invece di copiare (la cosa più importante)

l'unico modo istintivo per non avere duplicati e far ordine fin da subito è spostare i files tra un hard disk e l'altro solo tramite taglia / incolla (il drag'n'drop equivale a copia / incolla, e se poi cancellate i files a mano ci state mettendo un 20% in più di tempo!).

case study: scompattate un archivio, selezionate i contenuti, li mettete al loro posto, ritrovate in seguito la copia di quello stesso archivio (ma nel frattempo avevate dimenticato il suo nome) e per senso di completezza non ve lo fate sfuggire, perchè se lo avevate scaricato chissà cosa era d'importante. vi ritrovate così a scremare gli stessi font del mese precedente, per poi buttarli nella cartella "fonts buoni" e scoprire che già li avevate scelti.

regola cinque: la prova del nove

come nove: non era la cinque?!

cancellate i file sorgente pesanti che non servono, i doppioni, le sottoversioni.
ma quelli che servono: manteneteli!

case study: ho un amico che ogni volta che finisce un progetto... lo cancella. bisogna esser scemi. prima o poi vi tornerà utile, è tutto lavoro che vi anticipate. infatti lui ogni volta ricomincia da capo, tra l'altro con una certa dose di insulti.

regola sei: velocità

creare percorsi con cartelle annidate massimo tre / quattro volte.
altrimenti rischiate di sovra-classificare ogni cosa e rallentate la ricerca.

regola sette: backup backup!

nonostante un hard disk sia decisamente più sicuro di un dvd o cd che sia, il backup su disco è imprescindibile per le cose importanti.

backup vuol dire "fare una copia di sicurezza", non "scrivere su disco e cancellare dall'hard disk".
quest'ultimo comportamento ha un'altro nome: si chiama "liberiamoci dei files non importanti che avrei dovuto/potuto/voluto cancellare ma che preferisco tenere a fare la polvere nella libreria".
certo, poi non potete pretendere che il disco possa esser letto da tutti i lettori del mondo, nè che lo riusciate a rileggere voi stessi cinque anni dopo. ma in caso vi si rompa l'hard disk, avete una grande speranza. il passato digitale è un peso che conviene portarsi dietro.

post scriptum per i malati sysop

scordatevi di mettere tutto il mondo sul vostro spazio su server noleggiato dal provider xyz. anche quello si può rompere e non vi rimborsano nulla.

post scriptum sull'ordinamento dei files

poichè il computer - vostro schiavo - è abbastanza scemo, vi conviene ordinare i files con date preposte ove necessario (esempio: richiamare immagini che rappresentano eventi da un archivio storico per inserirle in un cms): 2008_06_17_nomefile.est è un esempio. puntate a nomi più brevi possibile: personalmente tolgo spazi, trattini ed underscores.

e mi fanno stranire i files che scarico con nomi lunghi 1.982 caratteri.

se cercate un programma per rinominare in blocco files, consiglio lupas rename.